Achter de Video Experience Day staan twee toegewijde teams van laatstejaarsstudenten Communicatie aan AP Hogeschool die samen het evenement tot een succes maken. Het eerste team richt zich op videowerving en organiseert de jurering, waarbij ze actief op zoek gaan naar boeiende inzendingen en de kwaliteit ervan zorgvuldig bewaken. Het tweede team focust op bezoekerswerving en de logistieke organisatie, zodat elke bezoeker optimaal van het evenement kan genieten.